La regulación española del control horario está a punto de experimentar la mayor actualización desde 2019. Los documentos oficiales publicados en los últimos meses confirman un cambio profundo: el futuro registro de jornada será digital, trazable, seguro, accesible en tiempo real y con requisitos técnicos obligatorios. La nota de prensa oficial sobre la reforma y reducción de jornada anticipa que el sistema deberá permitir mediciones precisas del tiempo de trabajo real, con especial atención a pausas, interrupciones y modalidades de trabajo. Paralelamente, el borrador del Real Decreto establece un marco mucho más estricto que define qué es objetividad, fiabilidad y accesibilidad, y cómo debe acreditarse cada modificación mediante huella electrónica verificable.
A este escenario se suma un elemento clave: la sentencia reciente que valida el uso de biometría cuando está adecuadamente diseñada, minimizada y acompañada de garantías técnicas y organizativas. En ella, el juzgado concluye que un sistema de fichaje por huella dactilar puede ser lícito, proporcional y válido para el control horario si utiliza plantillas no reversibles, cuenta con evaluaciones de impacto, aporta información transparente y adopta medidas de minimización del dato .
El resultado es claro: los fabricantes de software de control horario deben adaptar ya sus soluciones a un entorno en el que la Inspección tendrá acceso inmediato, la empresa deberá demostrar integridad e inalterabilidad y cualquier error podrá generar sanciones por cada trabajador afectado.
Qué exige realmente la nueva normativa
De los documentos que analizamos, se desprende que el registro de jornada pasará a exigir:
Un sistema digital obligatorio que permita la identificación inequívoca de la persona trabajadora y la práctica libre, personal y directa del fichaje. El borrador del Real Decreto especifica cómo deben capturarse inicio y fin de jornada, pausas, interrupciones del derecho a la desconexión y cualquier tramo presencial o en remoto, incluyendo el detalle minuto a minuto de cada evento registrado.
Objetividad, fiabilidad y accesibilidad verificables. La fiabilidad se vincula a que los registros no puedan modificarse sin autorización de empresa y trabajador, y a que cualquier cambio genere una huella clara e indeleble que confirme quién, cuándo y por qué lo hizo. Estos requisitos coinciden con los criterios avanzados por el propio Ministerio y desarrollados en el análisis oficial del sistema actual y futuro.
Accesibilidad inmediata para trabajadores, representantes e Inspección de Trabajo. Los documentos oficiales anticipan que la Inspección podrá acceder incluso de forma remota e instantánea, lo que obliga a los fabricantes a implementar APIs seguras, exportaciones tratables y almacenamiento íntegro e inalterable.
Seguridad reforzada, cifrado, integridad y conservación de datos durante cuatro años. La auditoría técnica indica que deben cumplirse principios de cifrado de extremo a extremo, uso de certificados electrónicos, hash criptográfico, sellado temporal y almacenamiento en sistemas inmutables.
Capacidad de demostrar trazabilidad completa. Cada asiento, modificación, acceso o exportación deberá quedar registrado con detalle, lo que implica rediseñar logs, metadatos y sistemas de registro internos.
Cómo auditamos el software de registro de jornada
Nuestro método de auditoría combina tres dimensiones: cumplimiento laboral, seguridad tecnológica y protección de datos. No solo verificamos que el software funciona; verificamos que resiste una inspección, que protege al fabricante y que cumple los nuevos criterios exigidos por el Real Decreto.
- Auditoría legal-funcional
Analizamos si el software:
Registra todos los elementos obligatorios: inicio y fin, pausas, interrupciones del derecho a la desconexión y horas ordinarias/extras.
Permite fichaje directo y evita cualquier condicionamiento.
Documenta totalizaciones diarias y mensuales.
Gestiona bien el trabajo presencial y a distancia.
Mantiene la trazabilidad exigida por la futura norma.
Esta revisión se basa en lo establecido en el borrador del Real Decreto y en la guía práctica que anticipa cómo deberá funcionar el registro de jornada en 2026. - Auditoría técnica, de seguridad e inalterabilidad
Revisamos si el sistema incorpora:
Cifrado robusto y comunicaciones seguras.
Almacenamiento inmutable (WORM), hashing de registros y sellado temporal.
Registros de auditoría imposibles de manipular.
Seguridad reforzada, gestión de claves y control de accesos.
Backups, replicación y resiliencia técnica.
Todos estos elementos ya están incluidos en la auditoría avanzada del sistema que analizamos en el documento de referencia sobre seguridad del registro . - Auditoría RGPD y uso de biometría
El uso de datos biométricos es uno de los puntos más delicados del nuevo escenario. La jurisprudencia reciente confirma que son válidos si cumplen estrictamente requisitos de:
Plantillas biométricas no reversibles.
Minimización del dato.
Proporcionalidad frente a alternativas.
Evaluación de impacto actualizada.
Información clara al trabajador.
Transparencia y medidas de seguridad adecuadas.
Muchos fabricantes no cumplen aún estos requisitos y la entrada en vigor del nuevo marco hará que cualquier error pueda ser sancionado como vulneración del derecho a la intimidad. - Interoperabilidad y acceso inmediato
Verificamos:
Estructura de exportación de datos.
Tiempos de respuesta.
Formatos tratables y legibles.
Acceso mediante certificados electrónicos cualificados.
Auditoría completa de consultas internas y externas.
Esto será uno de los pilares del nuevo modelo de inspección en el momento en que el Real Decreto entre en vigor.
Por qué los fabricantes deben auditarse antes de que sea obligatorio
Los documentos oficiales y la regulación en tramitación apuntan a un cambio total: la responsabilidad ya no recae solo en la empresa usuaria, sino también en la calidad, integridad y fiabilidad del software.
Para los fabricantes, esto implica:
Que cualquier cliente sancionado puede exigir responsabilidades.
Que el mercado pedirá certificaciones y auditorías como requisito comercial.
Que los sistemas biométricos deberán rediseñarse jurídicamente.
Que la interoperabilidad dejará de ser opcional.
Que la trazabilidad será la clave para evitar sanciones por manipulación o falta de registros.
Y sobre todo: que cuando entre en vigor el nuevo Real Decreto, no habrá periodo de adaptación técnico, porque el registro se considera una obligación vigente desde 2019.
Conclusión: el momento de auditar es ahora
Los textos normativos, guías y jurisprudencia que analizamos indican con claridad que el registro de jornada se convierte en un requisito regulado de alta exigencia, comparable a los sistemas críticos de cumplimiento laboral y de protección de datos. La única forma de que un fabricante llegue a tiempo es anticiparse.
Nuestra auditoría integra la parte legal, la técnica y la de protección de datos. El resultado es un software que no solo cumple, sino que resiste una inspección, protege al fabricante y posiciona su producto como una solución fiable, segura y preparada para el nuevo modelo.
Contacta con nosotros en info@legalauditors.es y estaremos encantados de analizar vuestra necesidad.
