Registrar correctamente la jornada laboral no termina cuando el trabajador ficha su entrada y su salida. La empresa también tiene la obligación de conservar esa información durante un periodo determinado y de hacerlo de manera que pueda recuperarse cuando sea necesario.
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores establece que los registros de jornada deben conservarse durante cuatro años y permanecer a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
Esto significa que una empresa no debería limitarse a disponer de un sistema que registre la jornada actual. Debe ser capaz de recuperar también la información histórica correspondiente a los cuatro años anteriores.
Cuatro años de conservación obligatoria
El plazo de conservación comienza a resultar especialmente importante cuando existe una inspección, una reclamación de horas extraordinarias o un conflicto relacionado con la jornada de trabajo.
En estas situaciones, no basta con afirmar que los trabajadores fichaban correctamente. La empresa debe poder aportar los registros correspondientes al periodo solicitado.
Por ello, eliminar los datos al terminar el año, sustituirlos por simples resúmenes mensuales o perder el acceso cuando se cambia de proveedor de software puede generar problemas importantes.
El sistema utilizado debería permitir recuperar los registros originales incluso aunque haya cambiado el responsable de recursos humanos, se haya actualizado la plataforma o el trabajador ya no forme parte de la empresa.
¿Deben conservarse en papel o en formato digital?
La legislación no impone actualmente un único sistema tecnológico para realizar el control horario.
La guía del Ministerio de Trabajo señala que pueden utilizarse sistemas en papel, telemáticos o incluso soluciones mixtas, siempre que permitan cumplir correctamente la finalidad del registro. La información debe resultar fiable y permitir una trazabilidad adecuada de la jornada registrada.
Por tanto, una hoja firmada puede ser válida en determinados entornos, del mismo modo que puede utilizarse una aplicación, una plataforma web o un sistema instalado en dispositivos de la empresa.
Sin embargo, cuanto mayor sea el número de trabajadores y la complejidad organizativa, más difícil resulta garantizar durante cuatro años la conservación, disponibilidad y trazabilidad mediante documentos dispersos.
Por este motivo, los sistemas digitales suelen facilitar considerablemente la gestión de los registros históricos.
Conservar no significa simplemente almacenar
Guardar archivos durante cuatro años no garantiza por sí solo que el sistema de registro sea adecuado.
La empresa debería poder demostrar qué hora se registró originalmente, cuándo se produjo el fichaje y, especialmente, si posteriormente se realizó alguna modificación.
Esto resulta relevante porque los registros horarios pueden convertirse en una prueba en un procedimiento laboral.
Un sistema que permita cambiar una hora de entrada o salida sin conservar ninguna evidencia de la modificación plantea mayores dificultades que otro que mantenga un historial de cambios.
La guía del Ministerio considera adecuado que el sistema utilizado proporcione información fiable y permita rastrear de forma fidedigna la jornada registrada.
En la práctica, resulta recomendable que las correcciones de fichajes queden identificadas, indicando qué dato se modificó, cuándo se realizó el cambio y quién lo efectuó.
¿Quién debe poder acceder a los registros?
Los registros no son información destinada únicamente al departamento de Recursos Humanos.
Durante el plazo legal de conservación deben permanecer a disposición de la persona trabajadora, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
Por ello, la forma de almacenamiento debería permitir localizar los datos de un trabajador concreto y de un periodo determinado sin necesidad de reconstruir manualmente meses o años de información.
Una base de datos que existe pero que no puede consultarse de forma razonable cuando se solicita pierde gran parte de su utilidad probatoria.
Control horario y protección de datos
Los registros horarios contienen datos personales y, por tanto, también están sujetos a las obligaciones derivadas de la normativa de protección de datos.
La Agencia Española de Protección de Datos recuerda que el tratamiento necesario para realizar el registro horario encuentra su base jurídica en el cumplimiento de una obligación legal, por lo que no requiere con carácter general el consentimiento del trabajador. La empresa sí debe informar sobre la existencia del tratamiento y su finalidad.
Además, el sistema elegido debería respetar principios como la minimización de datos.
Esto resulta especialmente relevante cuando la herramienta de control horario incorpora funciones adicionales como geolocalización, fotografías, reconocimiento biométrico u otros mecanismos de identificación.
Cumplir la obligación de registrar la jornada no implica que pueda recopilarse cualquier información de los trabajadores sin valorar previamente su necesidad y proporcionalidad. La AEPD ha señalado precisamente la importancia de utilizar mecanismos de control lo menos intrusivos posible.
Qué ocurre cuando se cambia de programa de control horario
Uno de los riesgos más frecuentes aparece cuando una empresa sustituye su plataforma.
Antes de cancelar el antiguo servicio conviene asegurarse de que los registros históricos pueden exportarse y conservarse durante todo el periodo legal pendiente.
Cambiar de software no elimina la obligación de conservación.
La empresa sigue siendo responsable de poder aportar los registros aunque ya no utilice el programa con el que fueron generados.
Por eso, antes de contratar una plataforma de control horario también debería analizarse qué ocurre con los datos cuando termina el contrato, en qué formato pueden exportarse y durante cuánto tiempo permanecen accesibles.
La importancia de poder demostrar la jornada
El control horario no consiste únicamente en registrar una hora de entrada y una hora de salida. El sistema debe permitir conservar esa información durante cuatro años y recuperarla cuando sea necesario.
Una correcta política de conservación debería combinar disponibilidad, trazabilidad, seguridad y protección de los datos personales.
Porque cuando surge una inspección o un conflicto laboral, la cuestión ya no es únicamente si la empresa tenía un sistema de fichaje.
La cuestión es si puede demostrar, años después, qué jornada quedó realmente registrada.
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