En el reciente webinar sobre el control del registro horario de trabajadores, analizamos en profundidad los aspectos legales, técnicos y de ciberseguridad que rodean esta nueva obligación empresarial, cuyo cumplimiento será más exigente a partir de la futura Ley de Reducción de Jornada y Registro de Jornada 2025. Durante la sesión, se destacó que el verdadero reto para las empresas no es únicamente implantar un sistema de fichaje digital, sino garantizar que dicho sistema sea jurídicamente defendible y técnicamente robusto, conforme a los principios del Reglamento europeo eIDAS, el Esquema Nacional de Seguridad (ENS) y la nueva Directiva NIS2, que refuerza la ciberresiliencia de los servicios digitales esenciales.
El enfoque jurídico y el enfoque técnico
Una de las conclusiones más relevantes del encuentro fue que, a la hora de auditar un software de registro horario, deben coexistir dos visiones complementarias y coordinadas: el enfoque jurídico y el enfoque técnico. El primero se centra en que todo registro generado pueda considerarse una evidencia válida y verificable en un conflicto legal, capaz de demostrar la autenticidad, integridad y trazabilidad de la jornada laboral ante la Inspección de Trabajo o un tribunal. El segundo enfoque, de carácter técnico, pone el acento en la ciberseguridad, resiliencia y cumplimiento normativo tecnológico, siguiendo los criterios marcados por la Directiva NIS2, el ENS y los estándares internacionales ISO 27001. En conjunto, ambos ámbitos conforman la base de una auditoría integral orientada a proteger tanto los derechos de los trabajadores como la seguridad jurídica y reputacional de las empresas.
Desde la perspectiva jurídica, se subrayó que el registro horario no es solo una herramienta de gestión, sino una fuente de prueba legal. Cada fichaje debe estar vinculado a un usuario identificado de forma inequívoca, incorporar un sellado de tiempo cualificado y quedar almacenado en una base de datos inalterable que conserve la trazabilidad completa de los accesos y modificaciones. Los datos deben ser íntegros, verificables y mantenerse durante al menos cuatro años, tal como exige la normativa laboral. Además, se recordó que los registros deben poder exportarse y entregarse en formato legible y autenticado a la Inspección de Trabajo o al propio trabajador, garantizando así la transparencia y el derecho de acceso a la información. Esta capacidad probatoria es la que determina si un sistema es jurídicamente sólido o si, por el contrario, puede ser impugnado por falta de garantías o evidencia técnica insuficiente.
En el plano técnico y de ciberseguridad, la Directiva NIS2, en vigor desde 2023, impone nuevos requisitos de gobernanza, gestión de riesgos y resiliencia digital a todas las entidades que prestan servicios considerados esenciales o importantes, incluidas las empresas que ofrecen soluciones de software como servicio (SaaS). Los sistemas de registro horario, por su naturaleza crítica —ya que almacenan datos personales, biométricos y laborales—, deben alinearse con estos principios. En este sentido, se destacó la importancia de implementar controles de seguridad avanzados: autenticación multifactor, cifrado TLS 1.3 y AES-256, monitorización de accesos, backups cifrados, almacenamiento en sistemas WORM o blockchain y auditorías de logs inmutables. Estas medidas no solo garantizan el cumplimiento técnico de la ley, sino que también protegen a la empresa ante posibles ciberincidentes o intentos de manipulación de la información laboral.
Desde el diseño
Durante el webinar, se insistió en que la auditoría de software debe abordarse como un ejercicio integral, en el que se evalúen los procesos de diseño, desarrollo, despliegue y mantenimiento del sistema. Los auditores deben verificar no solo la correcta generación de registros, sino también la gestión de identidades, la trazabilidad de los cambios, la protección del entorno de servidor, la interoperabilidad con la Inspección de Trabajo y la existencia de políticas de continuidad operativa. Una auditoría eficaz debe ser capaz de identificar vulnerabilidades, proponer medidas correctivas y garantizar que el sistema mantiene su fiabilidad a lo largo del tiempo.
Asimismo, se recordó que la responsabilidad última del cumplimiento recae sobre el empresario, pero que los desarrolladores de software también pueden ser investigados si se demuestra que su producto carece de garantías técnicas o facilita el falseamiento de los datos. Por ello, se recomendó a las empresas tecnológicas adoptar modelos de desarrollo “compliance by design”, incorporando desde la fase inicial los requisitos legales y de ciberseguridad exigidos por la ley. Los auditores, en este punto, juegan un papel esencial al acompañar a los desarrolladores en la verificación de sus controles, emitir certificados de conformidad y asesorarles en la implementación de medidas alineadas con las normativas ENS, ISO 27001, eIDAS y NIS2.
En la parte final del webinar, se abordó la relación entre la evidencia digital y la ciberresiliencia. Un sistema de registro horario que cumpla los principios del eIDAS y la NIS2 no solo ofrece validez jurídica a los registros, sino que también fortalece la confianza de la empresa en su propia infraestructura tecnológica. En este sentido, la convergencia entre el cumplimiento legal y la seguridad informática deja de ser una obligación aislada y se convierte en un activo estratégico. Las empresas que adopten soluciones certificadas y auditablemente seguras no solo evitarán sanciones, sino que también obtendrán ventajas competitivas, mayor transparencia interna y una reputación reforzada ante clientes y administraciones.
Conclusiones
Finalmente, el mensaje principal del webinar fue claro: la nueva ley de registro horario y el marco de ciberseguridad europeo no deben entenderse como una carga regulatoria, sino como una oportunidad para profesionalizar la gestión del tiempo, fortalecer la cultura del cumplimiento y elevar los estándares de seguridad corporativa. Las auditorías combinadas —jurídicas y técnicas— se consolidan como la herramienta más eficaz para garantizar que los sistemas de registro horario sean confiables, verificables y resistentes frente a cualquier desafío legal o tecnológico. En este nuevo contexto, contar con auditores especializados en derecho tecnológico y ciberseguridad se convierte en un elemento imprescindible para garantizar que la transformación digital se produzca con garantías plenas de integridad y fiabilidad.
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